バックオフィスDXとは?メリットや導入のポイント・成功事例を解説

デジタル化が進んでいる今でも、中小・中堅企業の経理や人事、総務などのバックオフィス部門では、紙の帳票やエクセルベースの処理に依存した業務が依然として多く残っています。非効率な作業によるヒューマンエラーや、特定の作業の属人化といった問題を抱える企業も少なくありません。

こうしたバックオフィスの課題を解決するために、デジタル技術を活用して組織の生産性を高める取り組みが「バックオフィスDX」です。

この記事では、バックオフィスDXの基本的な考え方から導入によるメリット、DXの進め方、成功事例までを詳しく解説します。また、バックオフィスDXの第一歩としてのデジタル化についても解説しているため、ぜひバックオフィスのデジタル化にご興味のある方もご一読ください。

1. バックオフィスDXとは

バックオフィスDXとは、経理・人事・総務・法務などの間接部門に対して、デジタル技術を活用して効率化・自動化・高度化を図り、業務プロセスを根本から見直し改善する取り組みのことです。

現在も多くのバックオフィス業務は、紙やエクセルに依存しており、作業の属人化やブラックボックス化が課題とされています。バックオフィスDXを進めることで、情報の一元化やペーパーレス化、ヒューマンエラーの低減が可能になります。

間接部門の業務効率化は、企業全体の生産性向上にかかわる重要な要素です。特に少人数で多様な業務を担うケースが多い中小企業では、バックオフィスを時代にあわせて効率化し、変革できるかどうかが経営の将来を左右します。

1-1. バックオフィスDXとデジタル化の違い

バックオフィスDXと、バックオフィスのデジタル化は似て非なる概念です。端的に言えば、デジタル化はDXの前段階であり、DXは業務変革までを行う取り組みです。

バックオフィスのデジタル化とは、紙の書類をPDFに変換する、個人PCで管理していたエクセルを共有フォルダやクラウド上に保存するなど、既存のバックオフィス業務をデジタルツールに置き換える行為を指します。主な目的は業務の効率化や負荷の軽減です。

一方で、バックオフィスDXは単にデジタル技術を導入するだけではありません。コア業務や組織の在り方そのものをテクノロジーによって再構築し、新たな価値や競争力を創出することを目的としています。例えば、勤怠管理・経費精算・給与処理を1つのクラウドシステムで統合し、申請から承認、反映までをシームレスに自動化するプロセス設計はDXに該当します。

2. バックオフィスDXが必要な理由

バックオフィスDXは、近年の法改正への対応、労働生産性の改善、働き方改革の推進といった社会的要請に応えるために必要な取り組みです。

以下では、DXが今、なぜこれほど求められているかの背景について解説します。

2-1. 法改正に伴うデジタル化に対応するため

バックオフィスDXが必要とされる理由の1つが、法制度の改正です。特に改正電子帳簿保存法の施行により、帳簿や書類の電子保存が強く求められるようになりました。2022年1月1日の改正以降は、電子取引に関する書類を紙で保存することが原則として認められなくなり、電子データのまま保存することが義務化されています※。

電子帳簿保存法の改正に対応するためには、単にスキャンして保管するだけでなく、保存要件に沿った形で文書管理を行える体制が求められます。企業が法令を遵守しながら業務を遂行していくためには、クラウドストレージや電子契約システムなどを活用するバックオフィスDXが必要不可欠です。

※ 2023年12月31日までの猶予期間が設けられ、その後、2024年1月1日からは完全義務化が施行されています。ただし、一部一定の条件下では保存要件緩和措置は継続中です。（2025年8月31日時点）

2-2. 業務の効率化を進める必要があるため

日本が労働生産性の面でほかの先進国に比べて大きく後れを取っていることも、バックオフィスDXが求められる理由の1つです。公益財団法人日本生産性本部の調査によれば、2024年時点で日本の時間当たり労働生産性はOECD加盟38カ国中29位に位置しています。

出典：日本生産性本部「労働生産性の国際比較」

この低い生産性の背景には、非効率なアナログ業務や担当者以外には分からない属人化された手作業の多さがあるとされています。特にバックオフィスには、経費精算・勤怠管理・契約書処理などにおいて、工数の増加やミスの発生につながる紙やエクセルに依存した作業がまだ多く残っている状況です。

DXを進めることで、業務の自動化や一元管理が実現し、組織全体の生産性を向上させることが可能となります。国際競争が激しさを増す現代において、限られたリソースで最大限の成果を出すためには、バックオフィス業務の効率化が急務と言えるでしょう。

2-3. 労働時間の規制が強まっているため

政府が推進する働き方改革により、企業は労働時間の適正管理を強く求められています。しかし、バックオフィス業務は性質上、紙の処理や確認作業が多く、長時間労働の温床になりやすいという課題を抱えています。加えて、少人数体制で業務を回している中小企業では、1人あたりの負担が大きくなりやすく、業務の属人化も進みがちです。

また、2025年4月1日に改正された育児介護休業法では、3歳未満の子を養育する労働者がテレワークを選択できるように措置を講ずることが、事業主に努力義務化されました。

出典：厚生労働省「育児・介護休業法改正ポイントのご案内　令和７（2025）年４月１日から段階的に施行」

しかし、押印や書類の紙管理といったアナログ作業が残っていると、テレワークの導入が難しくなります。

労働時間を短縮するためには、デジタルツールの活用によって業務のペーパーレス化と自動化を進め、DXを推進することが効果的です。例えば、勤怠データや申請内容をクラウドで一元管理すれば、労働時間の可視化や労務リスクの低減にもつながり、労働時間を適正化しやすくなります。これまで社内でしかできなかったアナログ業務をデジタル化することで、バックオフィス部門の従業員もテレワーク環境で作業が可能となり、多様な働き方の推進にも貢献します。

3. バックオフィスDXを進めるメリット

複数の企業でバックオフィスDXの導入が進んでいるのは、単に国際的な競争力の激化によるプレッシャーや、労働時間短縮の要請があることなどの外部要因だけではありません。

企業にとっても、バックオフィスDXを進めると、以下のようなメリットがあります。

3-1. コストダウンにつながる

バックオフィスDXを推進するメリットの1つは、人件費や間接コストの削減に直結する点です。バックオフィスの業務は、帳票作成や勤怠管理、経費精算といった定型作業が多く、手作業に頼ると多くのマンパワーが必要になります。

DXにより定型業務を自動化すれば、何時間もかかっていた単純作業を数分で終わるほど効率化することも可能です。また、紙の書類をペーパーレス化することにより印刷費や紙代、郵送費、保管スペースといった物理的コストも削減できます。

加えて、業務効率が高まると残業時間の短縮も期待でき、結果として労務コストの最適化にもつながります。

3-2. ヒューマンエラーを減らしやすくなる

バックオフィスでは、転記ミスや申請漏れなどのヒューマンエラーが発生しやすい傾向にあります。特に手作業による処理や複雑なフローを経る業務では、人間の記憶や判断、注意力に依存する場面が多く、疲労やストレス、確認漏れなどによりミスが生じやすくなり、結果、些細な間違いが経営判断や取引先との信頼関係に影響を与えるリスクもあります。

DXによって業務を自動化すれば、ヒューマンエラーの発生率を大きく低減できます。また、進捗や業務内容をデジタル上で可視化できることで、ミスが起きた際にも素早い対応が可能になります。

加えて、紙で保管していた資料や帳票類をデータ化して整理すれば、より素早く必要な情報にアクセスできるため、経営判断に必要な情報の精度が向上し、判断ミスによる損失の抑制にもつながります。結果として、現場レベルのミクロな業務でも、経営レベルのマクロな業務でも正確性の向上が期待できるでしょう。

3-3. 業務の属人化・ブラックボックス化を解消できる

DXの推進によって、属人化やブラックボックス化していた業務を標準化できる点も大きなメリットです。

経理・人事・法務などのバックオフィス業務は、専門的な知識や独自の手順を伴うことが多く、属人化しやすい点が課題です。属人化が進むと、特定の担当者が不在になるだけで業務が停滞するリスクが高まります。

DXを推進する過程では、業務プロセスの可視化や標準化が必要となるため、自然と属人化を解消しやすくなります。また、クラウドツールの導入により業務の記録や進捗がデジタル上に残るため、ブラックボックス化のリスクも低下するでしょう。

属人化やブラックボックス化を解消できれば、急な休職や退職にも柔軟に対応可能になり、より業務を継続しやすい強靭な組織体制を構築できます。

3-4. 働き方の多様化につながる

育児や介護との両立が求められる労働環境の中で、テレワークやフレックスタイム制といった柔軟な働き方を支えるには、バックオフィスDXが不可欠です。DXの実現によって、育児・介護休業法改正で努力義務化された「育児中のテレワーク制度」への対応もしやすくなります。

例えば、クラウドベースの勤怠管理システムや経費の電子承認フローを導入すれば、オフィスに出社せずとも在宅で業務が遂行できる環境が整います。労務管理部門や経理部門の担当者が育児や介護を理由に退職する必要がなくなり、人手不足対策にもなるでしょう。

また、DXを推進すれば、人材募集においても有利に働きます。マイナビの2025年の調査では、「ITを駆使した作業効率化、DX推進を行っている」企業に対して、求職者の23.8%が「応募意欲が上がる」と回答しています。

出典：マイナビキャリアリサーチLab「転職動向調査2025年版（2024年実績）」

働き方の柔軟性を確保できる組織は、従業員の定着率向上や満足度の向上にもつながるため、中長期的な経営安定にも貢献します。

4. バックオフィスDXの進め方

バックオフィスDXは、やみくもにツールを導入するだけでは成功しません。まずはDXの推進体制を整え、どの業務をDX化するのかを明確にすることから始める必要があります。

ここからは、バックオフィスDXの流れについて、5つのステップで具体的に解説します。

4-1. 社内でDX推進体制を構築する

バックオフィスDX実現によって成果を出すためには、組織としての明確な推進体制の構築が欠かせません。まず、DXを担当する専門チームや責任者を設置し、十分な権限を与えることが必要です。経営層もDX実現の重要性を認識し、現場任せにせず主体的に関与する姿勢を示すことが求められます。

また、DXへの理解を深める社内広報の取り組みも重要です。なぜDXが必要なのか、どのような課題を解決できるのかを説明し、現場の従業員の納得と協力を得ることがスムーズな活動のカギとなります。

加えて、DXの取り組みにおいては、成果を測定できるように具体的な数値目標（KPI）を設定することが大切です。例えば「コストを10%削減する」「書類処理の平均時間を2時間短縮する」といった定量的なゴールを明確に定めることで、取り組みの方向性と達成基準が社内で共有されやすくなります。

4-2. 業務を可視化しDX化する業務を選定する

バックオフィスDXを進める際に必要となるのが、既存業務の可視化とDX化の対象とする業務の選定です。アナログ・デジタルを問わず、日々の業務内容を洗い出し、どのような課題が存在しているかを整理することで、DXによる改善効果が大きいであろう業務が見えてきます。

文書や表計算ファイル、口頭ベースの承認作業など、見えにくい業務ほど属人化や非効率の温床になっている可能性があるため、「誰が・何を・どのように・どれくらいの時間で」行っているのかを具体的にリスト化しましょう。

可視化した業務の中から、関係者が多く、作業量が多い業務や定型化されている業務を優先的に選定すると効果が出やすくなります。例えば、経費精算や勤怠管理などは、デジタル化の成果が見えやすく、現場からの理解も得られやすい領域です。

すべての業務を一度にDX化することは現実的ではないため、投資対効果の高い業務や、トライしやすいものから段階的に導入していくことが成功のポイントです。

4-3. 業務フローをツールにあわせて変更する

DXを進める際に陥りがちな失敗は、「従来の業務フローにツールを無理やりあわせようとする」パターンです。業務プロセスそのものが非効率である場合、どれだけ高性能なツールを導入しても、真の改善にはつながりません。

バックオフィスDXでは、業務フローをツールに最適化する視点が重要です。例えば、紙での回覧・押印を前提にしていた承認業務であれば、電子承認を導入することにより、回覧の手間や出社の必要性をなくす仕組みへと再設計しましょう。

ツールを導入する前に、どの部分を効率化し、どこを削減または変更すべきかを洗い出し、DXに適した業務フローへ思い切って舵を切る姿勢が求められます。

4-4. 目的にあわせたツールを導入する

DXを進めるにあたって重要なのが、目的に合致したツールを選ぶことです。単に流行しているから、機能が多いからといった理由で選定すると、業務とのミスマッチが生じて活用されなくなるリスクがあります。

例えば、「ミスを減らしたい」のであればワークフローシステムや自動化ツール、「時間を短縮したい」のであればOCRやクラウド型勤怠管理ツールなど、業務課題に対して具体的な解決策となるツールを選びましょう。

また、現場で使いやすいツールかどうかも選定の重要ポイントです。ITリテラシーにばらつきがある職場では、習熟に時間がかからず、苦労しなくても簡単に使えるかどうかが成功を左右します。導入時に実際の業務担当者の声を反映し、現場に根づく運用を意識することがDX実現の近道です。

4-5. 効果を検証する

ツールを導入して運用を開始した後は、実際にどの程度効果が出たのか、あらかじめ設定したKPIの数値と照らし合わせて検証する必要があります。「処理時間が何%短縮されたか」「エラー件数がどれだけ減少したか」「コスト削減額はいくらか」といった具体的なKPIに基づく評価を行いましょう。

検証の結果、効果が限定的だった場合は原因を分析し、ツールの運用方法を見直したり、業務フローの再調整を行ったりするなど、PDCAサイクルを継続的に回すことが大切です。検証により、ツールの持つポテンシャルを最大限引き出すことが可能になります。

また、スモールスタートからDXを進める場合、初期導入の成功体験を組織内で共有し、他部署への展開や全社的なDX推進へとつなげていくためにも、成果の可視化と社内への周知は欠かせません。現場の理解と協力を得ながら継続的な改善を重ねることで、バックオフィスDXが本当の意味での業務改善につながります。

5. バックオフィスDXに成功するポイント

バックオフィスDX導入を円滑に進め、継続して成果を出すためには、以下のようなポイントを押さえておきましょう。

DXの推進において最も大切なことは、「スモールスタート」で始めることです。DXを進めるにあたっては、小さくてもよいので成功体験を積み、DXによって便利になるという意識を社内に根付かせる必要があります。最初からすべての業務を一括でDX化するのではなく、効果が見込める業務から着手し、短期的なゴールを設定しましょう。

また、システム同士の連携を意識してツールを導入するのも大切です。勤怠管理、経費精算、給与計算などのバックオフィス業務は、同じデータで一貫して作業できるかどうかで効率が大きく変わります。例えば勤怠管理システムに入力した勤務時間がそのまま給与計算システムにも反映される、勤怠管理システム側のデータが変更されれば、自動的に給与計算システムにも変更された情報が反映される、といった仕様にできれば、修正の労力を削減し、二重入力によるヒューマンエラーの防止にもつながります。

こうしたツールの導入にあたっては、提供事業者のサポート体制や契約内容を事前に確認することも重要です。万が一トラブルが起きたときに迅速な対応が可能か、どのような範囲で支援を受けられるのかが分かっていれば、運用のリスクを抑えられます。

企業へのサイバー攻撃が増加している現代では、DXにあたってセキュリティ対策が不可欠です。アクセス権限の管理やデータの暗号化、定期的なセキュリティ更新などを徹底し、情報漏洩リスクに備える必要があります。

6. まずはデジタル化からスタートするのも効果的

DXは、既存業務のデジタル化から始まり、デジタルをベースに業務プロセスを改善し、最終的にはデジタル化により得られるデータをもとにビジネスモデルや組織を変革することで実現します。その第一歩として効果的なのが、経理・財務、人事・労務、総務・庶務、法務といったバックオフィス業務のデジタル化です。

6-1. バックオフィス業務のデジタル化は効果を実感しやすい

DXやデジタル化の話は、大企業の事例が取り上げられることが多いため、中小・中堅企業には関係ないように思われがちですが、会社の規模に関係なく効果が実感できるものです。

バックオフィス業務には、紙の請求書や申請書、承認のための押印など、いまだにデジタル化されていない作業も多く存在します。これまでは行政への申請書が紙であったり、法律で紙での保管が義務付けられていたりと、仕方がない面もありましたが、現在では法改正や技術革新、社会的ニーズの変化などにより、徐々に改善されつつあります。

アナログでのやり取りが中心になっていた、各種申請や押印をデジタルで完結できるようにすることで、バックオフィス担当者のチェックや会計システムなどへの転記、保管の手間が目に見えて削減できます。このように、効果が実感しやすいのがバックオフィス業務の特徴です。

6-2. 全従業員が毎日申請するものこそデジタル化の効果は大きい

勤怠や経費精算などの申請をデジタル化すると、バックオフィス担当者だけでなく、申請をする側の従業員の手間も削減できます。特に勤怠においては、雇用形態関係なくすべての従業員が毎日、最低2回（出勤と退勤）は使用するため、一度の手間は数分だとしても、以下のように年間かつ全社単位で考えると、大きな効果が得られる可能性があります。

勤怠に限らず、経費申請や人事評価、稟議や各種申請手続きなど、多くの従業員に恩恵をもたらすことも、バックオフィス業務のデジタル化の特徴です。

6-3. 経営に直結するデータ収集と活用が容易になる

バックオフィス業務は企業の収支やリスク、事業の成長などに直結します。例えば勤怠データは従業員への給与支払いに関係し、経費は収支に、契約書管理はリスクやガバナンス、人事評価や採用は事業の成長へとつながります。

バックオフィス業務をデジタル化することで、勤怠・経費・契約・人事評価などの各種データの管理や検索が容易になり、リアルタイムの可視化も可能になります。これにより、バックオフィスにまつわるあらゆるデータが、日々の経営判断に役立つ貴重な情報に変わります。DXの実現は難易度が高いものの、早期に実現できた企業が先行者として享受できるメリットは大きいものです。裏を返せば、DXの実現において競合に後れを取ることは、それだけで競争優位性の低下につながりかねません。

バックオフィス業務のデジタル化は、DXの第一歩として直近で取り組むべき経営課題と言えるかもしれません。

7. バックオフィスのデジタル化を成功に導くには

最後に、バックオフィス業務のデジタル化をスムーズに進め、全社DXにつなげるための3つのポイントをお伝えします。

1つ目は、クラウドシステム（SaaS）の活用を検討することです。業務をデジタル化する場合、クラウドシステムを利用するか、オンプレミスのシステムを自社独自でカスタマイズして利用するかの選択肢が存在します。オンプレミスシステムの場合、サーバーに社外からアクセスする際のセキュリティが問題になったり、法改正などでツールの修正や改修が必要な場合に追加の開発費用が必要になったりと、デジタル化のメリットを最大化できないケースが散見されます。そのため、バックオフィス業務をデジタル化する際は、クラウドシステムを導入する前提で検討を開始するのがいいでしょう。中には、企業のセキュリティポリシーとしてすべてをクラウドシステムに移管することが難しいというケースもあるかもしれませんが、その場合はクラウドとオンプレミスのハイブリッドな運用を検討してみてもいいでしょう。

2つ目は、経営陣まで巻き込み長期的な視野で計画を立てつつも、小さな単位で始めることです。バックオフィス業務のデジタル化は、DX推進と同様に、効果を実感しやすく、影響範囲が大きいことを経営陣に理解してもらうのが効果的です。

また、自部署の業務に限ってデジタル化を進めるのではなく、ほかの部署まで巻き込んで全体を設計しつつ、デジタル化に抵抗がある企業の場合は、取り組みやすい部署やチームから小さく始めるとスムーズです。バックオフィスDXを将来的なゴールとしてデジタル化を推進する場合、クラウドシステムなどのツールを導入して終わりではなく、社内ルールや承認フローまで見直していく必要があります。そのため、短いサイクルでトライアンドエラーを繰り返しながら自社に最適な形を見つけましょう。

3つ目は、全従業員がさまざまなデバイスを使って、どこからでもアクセスできる環境を整えることです。例えば、デジタル化の効果を最大化するために、社用スマートフォンを1人1台ずつ持てば、どこからでもあらゆる申請や承認、業務が可能になります。また、ICカード連携やチャットによるデータ連携など、スマートフォンの最新機能を活用することで、専用のシステムを開発しなくても実現できることが増えます。ほかにも、SIM内蔵のPCやタブレットを活用すれば、場所を問わずに情報へのアクセスや連絡・業務の遂行が可能です。

なお、プライベートのスマートフォンからツールを操作すると利便性は高まります。しかし、同時にセキュリティの事故リスクも高まってしまうため、社用スマートフォンをおすすめします。端末管理ツールMDM（モバイルデバイス管理）によって複数のモバイルデバイスを一括管理すれば、遠隔でデバイスにロックをかけたり、アプリケーションの利用制限を設けて不正利用を防止したりすることが可能です。

8. バックオフィスDX・デジタル化の成功事例

KDDI まとめてオフィスは、デジタル化やバックオフィスDXを通じて、多くの企業が抱える課題を解決してきました。

以下では、KDDI まとめてオフィスが関わった成功事例の中から、バックオフィスの効率化や課題解決に成功したものを3つ紹介します。

8-1. 株式会社オイシス様

株式会社オイシス様は、製造現場のバックオフィスで膨大な紙の帳票を使用しており、業務が非効率な状態でした。この課題を解決するために、200台のタブレットとクラウドサービスの「Microsoft 365 with KDDI」を導入し、ペーパーレス化を実現しました。

帳票の約4分の1を電子化したことで、記入漏れ防止や転記作業の自動化に成功し、神戸工場では月間約100時間の作業時間を削減しています。また、ペーパーレス化に留まらず、業務フローの見直しを若手従業員を中心に行いました。この取り組みは、若手従業員のモチベーション向上にも寄与しました。Microsoft Teamsを活用した現場発のコミュニケーションも広がり、業務効率化やコスト削減だけでなく、組織の活性化にも成功しています。

8-2. 株式会社GRANDCITY様（明和グループ）

株式会社GRANDCITY様では、手書き伝票やFAXなど紙ベースでの業務が多く、情報共有の後れや外出中の連絡手段の乏しさが課題となっていました。特に、交通費精算や営業日報・月報の手書き作成、社内連絡の非効率さが従業員の業務負担を増大させていました。

バックオフィスの課題に対し、株式会社GRANDCITY様はスマートフォンやタブレットの支給、クラウドサービスの「Google Workspace™」や複合機の導入を行い、ペーパーレス化と業務効率化を実現しました。

交通費精算や日報作成はモバイル端末で完結できるようになり、集計作業も自動化されたことで、営業活動に集中できる環境が整いました。加えて、社内外での情報共有がスムーズになり、レスポンスの迅速化や営業の質向上にもつながっています。現在も顧客情報のデジタル管理や電子契約の導入など、バックオフィスDXを段階的に進めるための挑戦を続けています。

8-3. 株式会社セルート様

株式会社セルート様では、オンプレミス環境によるサーバー保守やID管理に多大な工数がかかり、セキュリティの脆弱性や情報共有の非効率性がバックオフィスの課題となっていました。

そこでセルート様は「Microsoft 365 with KDDI」を導入し、クラウドシフトを実現しました。メールやファイル共有をクラウド化することで、年間240時間の保守工数を削減し、業務の安定性と効率性の大幅な向上に成功します。さらに、Microsoft Defender for BusinessやMicrosoft Intuneなどの活用により、サイバー攻撃への耐性を強化し、従業員が携行する端末の管理やアクセス制限も整備されました。

また、各週で社内勉強会を行い全社的なITリテラシーの底上げを行うと共に、SharePoinで研修動画を共有したり、TeamsとPower Automateを連携し現場業務の自動化、効率化を進めるなど、豊富な機能のフル活用に積極的に取り組んでいます。

まとめ

バックオフィスDXは、単なる業務のデジタル化にとどまらず、業務フローや組織の在り方を見直し、経営の土台を強化する取り組みです。DXの導入を成功させるためには、スモールスタートで成果を積み上げること、目的に応じたツールを選定すること、効果の検証と継続的な改善を行うことが欠かせません。また、社内全体で協力体制を築き、経営層と現場の双方が納得のいく形で業務改善を行うことも、DX推進を円滑に進める上で必要です。

バックオフィスの変革は、企業全体の成長と競争力の向上に直結する重要なテーマです。まずは業務の可視化やデジタル化から取り組み、将来的なDXの実現に向けて段階的に進めていくことが成功への近道となるでしょう。

さまざまな企業規模、業種でデジタル化の導入実績があるKDDI まとめてオフィスなら、デジタル化の土台となる社用スマートフォンの手配から、DX推進に欠かせない通信環境の見直し、最適なクラウドツールの選定やセキュリティサービスの導入など、お客さまの課題にあわせて最適なソリューションをトータルでご提案できます。

デジタル化と、バックオフィスDXの実現をお考えのご担当者さまは、ぜひお気軽にご相談ください。

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