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オンライン型業務への移行 営業活動、総務、経理、人事

ニューノーマル時代のワークスタイル

オンライン型業務への移行 営業活動、総務、経理、人事 オンライン型業務への移行 営業活動、総務、経理、人事

いま「オフィスで仕事をする」という従来の価値観が大きく変わろうとしています。
会社以外での勤務やデジタルツールの活用で実現する柔軟な働き方を職種ごとにご紹介します。

NEWNORMAL

「ニューノーマル」な
ワークスタイルとは

新型コロナウィルスの感染を防止するため、
私たちの社会は安全な距離の確保や密集を避けるなど様々な変化を求められています。
それによりオフィスを中心として対面で行ってきた業務は、WEB会議やクラウドサービスなどを活用したスタイルに変わり、紙を用いた経費精算の置き換え、直接の訪問を行わないお客さまとの商談が進んでいくと予想されます。

WORKSTYLE

  • 「これまで」同じ場所で集まって業務

    直接・対面書類を用いた
    ワークフロー郵送やFAXの送信

  • 「これから」適切に分散して業務

    接触を避ける紙を使わない
    ワークフローデジタルでの情報提供

新たな日常「ニューノーマル」時代のオンライン型ワークスタイルを、
営業活動、総務・経理、人事のそれぞれの職種においてご紹介いたします。

営業活動の
ワークスタイル

営業活動もニューノーマル時代では大きく変わります。
対面スタイルからテレワークでの商談が
取り入れられるようになり、お客さまへの提案も
デジタルツールの活用が成否をわけるため、
適正なツール選択が求められます。

WORK STYLE

営業編

Q1
訪問せずにお客さまと商談するには?
A1手軽に始められる「WEB会議」を活用しましょう
図:Web会議 図:Web会議

スマートフォンやパソコンから利用可能なWEB会議なら、複数人で映像を見ながら非対面での商談が可能です。パソコンにある資料を相手の画面に表示をして説明や提案を行うことができるほか、これまで訪問に必要だった移動時間を短縮できることから、より多くのお客さまとの商談が実現できます。

おすすめのツールはこちら

  • Microsoft 365 with KDDI
    音声やビデオによる会議を、チームや部署だけではなく、社外の打ち合わせや商談にも活用でき、最大10,000人規模のオンライン会合も可能です。
  • G Suite(TM)
    会議を設定してリンクを共有するだけで、招待を受けた側は、あらゆるデバイスからワンクリックで会議に参加できます。会議は誰でも簡単に作成、参加が可能です。
  • Cisco Webex
    with KDDI
    マルチデバイスで高品質かつセキュアなWEB会議を始められます。操作も簡単で、インターネット環境さえあれば自宅にいながらでもすぐに円滑なコミュニケーションが可能です。
  • LINE WORKS
    with KDDI
    無料の音声通話・ビデオ通話機能(最大200名)をスマートフォンやパソコンからアクセス可能。使い慣れた画面操作で誰でも簡単に始められます。

営業編

Q2
紙を使った提案や契約ができなくて困る
A2クラウドサービスの活用が
おすすめです
図:Web会議 図:Web会議

印刷をして持参していた資料は、クラウドサービス上にアップロードして共有するのがおすすめです。印刷が不要になることでのコスト削減は元より、リアルタイムで内容の修正や更新ができる、お客さまが保管の手間がなくいつでもPC上で閲覧できるようになるなどのメリットがあります。捺印が必要だった契約書などの書面も電子契約サービスに切り替えることで取り交わしの時間が短くなります。

おすすめのツールはこちら

  • Microsoft 365 with KDDI
    セキュリティを維持したままファイルを共有し、Word、Excel、PowerPoint を使ってリアルタイムで共同作業できます。
  • G Suite(TM)
    あらゆるファイルをすべて保存でき、いつでもどこにいてもパソコンやモバイル端末からアクセスできます。ファイルの共有方法も管理できます。
  • クラウドサイン
    「紙と印鑑」のものと遜色なく、契約業務をウェブで完結できるクラウド電子サービスです。日常の事務処理を削減できて、さらに生産性向上・コスト削減につながります。
    詳しくはこちら
    ※KDDIサイトへ移動します。

営業編

Q3
名刺や顧客情報の管理はどうすればよい?
A3社内アドレス帳、名刺交換したお客さま情報、
全てまとめて管理
図:社内アドレス帳、名刺交換したお客さま情報、全てまとめて管理 図:社内アドレス帳、名刺交換したお客さま情報、全てまとめて管理

名刺をクラウド上で管理することで、盗難や紛失といったセキュリティリスクを軽減することができます。名刺情報を廃棄したい場合にも適切に処理されます。また、クラウド上で名刺情報が管理されているため、ネット環境があれば外出先でもスマホやタブレットから閲覧可能です。

おすすめのツールはこちら

  • 連絡とれるくん
    1ユーザー月額300円で、生産性の高い働き方を実現するクラウド電話帳です。
    詳しくはこちら
    ※KDDIサイトへ移動します。
  • Microsoft 365 with KDDI
    セキュリティを維持したままファイルを共有し、Word、Excel、PowerPoint を使ってリアルタイムで共同作業できます。
  • G Suite(TM)
    あらゆるファイルをすべて保存でき、いつでもどこにいてもパソコンやモバイル端末からアクセスできます。ファイルの共有方法も管理できます。
  • LINE WORKS
    with KDDI
    組織やプロジェクトのメンバーとの予定やファイルの共有も、ノート、予定、フォルダの機能を使えば簡単に行なえます。

お見積もり・導入のご相談など、お気軽にお問い合わせください。

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総務・経理の
ワークスタイル

経費の精算や勤怠の管理、給与計算などのオフィスを
サポートする総務や経理の業務は、従来オフラインを
中心に行ってきました。
今後は、これらの多岐にわたるタスクもオンライン化の
導入が必要になっていきます。

WORK STYLE

総務・経理

Q1
勤怠管理や社内への連絡方法はどうしよう
A1オンラインサービスを利用しましょう
図:オンラインサービスを利用しましょう 図:オンラインサービスを利用しましょう

出退勤をオンライン上で管理できる専用のサービスがあります。在宅での勤務が増えても、スマートフォンやパソコンからリアルタイムで打刻ができるので、社員それぞれの勤務状況を簡単に把握できます。社内での連絡には、テキストチャットツールの掲示板機能やグループ機能を使えば必要な時に必要な人に通知ができます。また既読機能も搭載しているので「誰が見たか」の確認も可能です。

おすすめのツールはこちら

  • KING OF TIME
    「出勤・退勤」打刻をリアルタイムに集計、一括管理ができるクラウド勤怠管理サービスです。
    詳しくはこちら
    ※KDDIサイトへ移動します。
  • 人事労務freee
    勤怠管理業務に必要な出退勤の打刻、シフト管理、休暇申請・承認等のデータ一元管理を実現するサービスです。
    詳しくはこちら
    ※KDDIサイトへ移動します。
  • ジョブカン 勤怠管理
    勤怠管理業務に必要な出退勤の打刻、シフト管理、休暇申請・承認等のデータ一元管理を実現するサービスです。
    詳しくはこちら
    ※KDDIサイトへ移動します。
  • LINE WORKS
    with KDDI
    組織やプロジェクトのメンバーとの予定やファイルの共有も、ノート、予定、フォルダの機能を使えば簡単に行えます。

総務・経理

Q2
給与や経費の精算はどうすればよい?
A2デジタル管理ツールを導入しましょう
図:デジタル管理ツールを導入しましょう 図:デジタル管理ツールを導入しましょう

出退勤をデータ化できるデジタルタイムカードやスマートフォンを利用した経費精算などを利用すれば、従来の紙を使用したワークフローの多くをオンライン化し、会社以外でも業務を継続することが可能になります。また、データ化された内容を元に小口清算や給与計算ができるので月末・月初の経理業務の負荷を減らす効果も期待できます。

おすすめのツールはこちら

  • 人事労務freee
    給与計算や勤怠管理などの労務業務を一元化するクラウドソフトです。
    詳しくはこちら
    ※KDDIサイトへ移動します。
  • ジョブカン 労務管理
    従業員の入社から退職までのあらゆる労務手続きを自動化/可視化し、管理できるサービスです。
    詳しくはこちら
    ※KDDIサイトへ移動します。
  • ジョブカン 経費精算
    経費精算の申請・承認をクラウド管理できる経費精算サービスです
    詳しくはこちら
    ※KDDIサイトへ移動します。

総務・経理

Q3
会社に届くFAXや電話の扱いは?
A3電話の転送とFAXのペーパーレス化がおすすめ
図:社内アドレス帳、名刺交換したお客さま情報、全てまとめて管理 図:社内アドレス帳、名刺交換したお客さま情報、全てまとめて管理

代表電話からの内線は、そのまま携帯電話に転送してくれるサービスを使えば、会社に出社していなくても応答することができます。また、会社に届くFAXも、複合機とクラウドを活用すればオンラインで送受信ができるので、外出先や自宅からでも速やかに対応することが可能になります。

たとえば、FAXや紙文書のスキャンなら・・・

おすすめのツールはこちら

  • 光ダイレクト
    電話番号はそのままで高品質IP電話サービスをご利用できます。付加サービスとの組み合わせで、携帯電話への自動転送が可能です。
    詳しくはこちら
    ※KDDIサイトへ移動します。
    カタログダウンロード
  • Cisco Webex Calling
    固定電話回線や主装置などの宅内設備不要でご利用いただけるクラウド電話サービスです。
    詳しくはこちら
    ※KDDIサイトへ移動します。
  • 複合機
    スマートフォン連携など便利な機能を活用し、ムダを減らして効率化を実現いたします。

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人事の
ワークスタイル

対面で進めていた採用活用での面接やイベントなどは、
今後オンライン上でも実施可能なことが前提になります。
社内向けの研修やセミナー、評価面談もWEB会議と
クラウド上での情報共有にシフトする必要があります。

WORK STYLE

人事編

Q1
採用活動はどうすればよい?
A1オンラインで実施しましょう
図:オンラインで実施しましょう 図:オンラインで実施しましょう

会社説明会などのイベントも含め採用活動はすべてはオンライン化しましょう。ライブでの映像配信などの情報提供もクラウドサービスなら簡単・低コストで実施することが可能です。

人事編

Q2
面接とその管理の進め方は?
A2クラウドとWEB会議を活用しましょう
図:クラウドとWEB会議を活用しましょう 図:クラウドとWEB会議を活用しましょう

WEB会議サービスを利用すればオンライン上で対面での面接を実現することが可能になります。面接の日程調整は関係者全員の予定を一度に管理・編集ができる共有カレンダーですばやく決定でき、履歴書などの資料はモバイル端末からも閲覧できる共有ドライブで利便性を高めるなど、クラウドを活用すればあらゆる面で採用活動の効率化が図れます。

人事編

Q3
社員向けの研修やセミナーはどうすればよい?
A3オンラインセミナーやWEB会議で代替できます
図:オンラインセミナーやWEB会議で代替できます 図:オンラインセミナーやWEB会議で代替できます

講師を招くセミナーや参加型の研修はWEB会議を利用することでオンライン化することが可能です。さらに研修用の資料やマニュアル、説明動画などの情報もクラウド上で管理すれば社外からアクセスでき、在宅勤務でも自宅から閲覧できます。また、リアルタイムで更新・修正が可能なので、常に最新の状態を保てるといったメリットが得られます。

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新型コロナウィルスによって、わたしたちの社会生活はかつてない速度で変容を迫られています。
多くの企業がテレワークを導入し、従来の通勤・集約型に加えてオフィスから在宅・分散型の働き方との共存を模索しているのはご存知の通りです。
KDDI まとめてオフィスでは、ニューノーマル時代に求められるワークスタイルのあり方をテーマ毎にご紹介いたします。

仕事を止めない今すぐできる
テレワーク・在宅勤務

「テレワーク」ってどうやってはじめるの?
テレワークに必要な機器やクラウドサービスのご紹介、気を付けたいセキュリティの解説など、
企業が対応すべきテレワーク環境についてご案内します。

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