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携帯電話の法人契約での必要書類は?手続きの流れや法人契約のメリットも解説

携帯電話の法人契約での必要書類は?手続きの流れや法人契約のメリットも解説

2021年08月31日掲載(2023年12月13日更新)
※ 記載された情報は、掲載日現在のものです。

業務の中で携帯電話を使用する会社は多いですが、従業員個人の携帯電話を業務で使用している場合が少なくありません。しかし個人用携帯を業務で使用することは、セキュリティ対策や端末管理・運用のしづらさ、費用面での適切な切り分けが難しいといった課題があります。

このような状況を打破するために、企業で法人契約した携帯電話に切り替えることを検討している経営者や担当者は多いのではないでしょうか。

この記事では、携帯電話の法人契約と契約に必要な書類、契約の切り替え方法などについて解説します。ぜひ、法人契約の携帯電話を導入する際の参考にしてください。

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1. 携帯電話の法人契約について

携帯電話を法人契約に切り替えるには、法人契約の概要を知り、個人契約との違いを認識する必要があります。

1‐1. 携帯電話の法人契約とは

携帯電話の法人契約とは、株式会社や有限会社・各種団体などが、法人名義で携帯電話を契約することです。法人とは「法人格」が与えられている組織のことであり、人とは違った別の社会的な存在をさします。

携帯電話のキャリアによって異なりますが、法人契約にはさまざまなメリットがあります。しかし、個人事業主やフリーランスは法人ではありません。キャリアによっては、個人事業主であっても屋号で審査を受け、通過すればみなし法人として法人契約ができる場合があるため、検討しているキャリアに事前に確認しておきましょう。

1‐2. 個人契約との違い

携帯電話の個人契約と法人契約で異なるのは携帯電話自体ではなく、契約形態や料金プランです。法人契約では複数の回線を契約するため、法人専用のお得なプランなどが用意されており、基本料金や通話料金などで個人契約よりもコストダウンを図れる可能性が高いです。

法人契約は、法人の規模によっても料金が異なります。数千の回線契約と数十の回線契約では、数千の回線契約のほうが1回線あたりの料金が下がる仕組みです。

法人契約の場合は、法人専用のSMSサービスやMMSサービスの提供を受けられたり、会社のドメインでビジネス専用のメールアドレスを設定できたりするのも特徴です。

2. 携帯の法人契約の必要書類

携帯電話を法人契約する際には通常、個人の場合と異なる種類の書類を用意する必要があります。手続きをスムーズに進めるためにも必要書類の種類を把握しておき、漏れなく用意することがおすすめです。

以下では、いずれのキャリアで法人契約する場合も必要になる主な書類を紹介します。

2‐1. 法人確認書類

法人確認書類とは契約書の内容通りに法人が実在することを証明するため、提出する書類です。有効期限が切れていない下記書類の原本は、法人確認書類として使用できます。

登記簿謄本 法務局に登記されている法人の情報を記載した書類
印鑑登録証明書 捺印した印鑑が正式な代表印であることの証明書類

登記簿謄本や印鑑登録証明書はインターネットを使用して、オンライン請求するとスムーズです。発行された書類の受け取り方法は、郵送もしくは窓口を選択できます。

オンライン請求以外ではいずれの書類も、法務局の窓口もしくは郵送での請求が可能です。郵送請求する場合は法務局のWebサイトにアクセスして交付申請書をダウンロードし、必要事項を記入して、郵送で提出しましょう。

出典:法務局「会社・法人の登記事項証明書等を請求される方へ」
出典:法務局「各種証明書請求手続」

2‐2. 手続き者の本人確認書類

携帯電話を法人契約する際には携帯電話不正利用防止法の規定により、手続き者の本人確認書類も必要です。下記は、本人確認書類として使用できるものの例を示します。

  • ・ 運転免許証
  • ・ パスポート
  • ・ マイナンバーカード

本人確認書類以外には、手続き者の在籍確認書類が必要です。在籍確認書類には、名刺や社員証などを使用できます。キャリアによっては勤務先情報が記載された健康保険証も、在籍確認書類として有効です。

2‐3. 法人の印鑑

法人印鑑には、代表者印・角印・ゴム印・金融機関届出印などの種類があります。

代表者印 法人を設立する際、法務局に登録した印鑑
角印 日常業務で使用する、法人名のみが記載された印鑑
ゴム印 日常業務で手書きの手間を省略するために使用する、法人名・住所・電話番号などが記載された印鑑
金融機関届出印 法人口座を開設する際、金融機関に届出した印鑑

ゴム印では携帯電話を契約できないため、代表者印もしくは角印を準備しましょう。

代表者印は、円印・法人実印などと呼ばれるケースもあります。法人の印鑑登録証明書は、押印した印鑑が代表者印であることを証明する書類です。

2‐4. 支払いに必要な書類

料金の支払い方法は通常、クレジットカードもしくは指定口座から毎月自動的に引き落としされる「口座振替」を選択できます。いずれを選択するかによって必要なものが変化するため、注意しましょう。

クレジットカードで支払う場合は法人契約する際に、使用するカードを準備します。口座振替で支払う場合は通常、金融機関届出印と口座番号の控えが必要です。

キャリアによっては口座振替に使用できる金融機関が制限されていることもあるため、不安を感じる場合には、事前によく確認しましょう。

3. 携帯を法人契約する際の流れ

携帯電話の法人契約は、「問い合わせ・契約内容の相談・提案・契約・納品、発送」の流れで進めることが通常です。以下では、携帯電話の法人契約方法をステップ別により詳しく解説します。

3‐1. 業者へ問い合わせる

携帯電話の法人契約は、キャリアショップもしくはキャリアとの提携業者で行います。キャリアショップでは対面相談を行えるものの、個人契約する人も利用するため、待ち時間が長くなる可能性は否めません。「まずは軽く話を聞きたい」程度に考えている場合には、携帯法人サービスについて紹介しているWebサイトやキャリアの法人専用窓口から問い合わせるとスムーズです。

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3‐2. 契約内容の相談

各キャリアでは法人向けに、さまざまな基本料金プラン・オプション・割引サービスを用意しています。キャリアや業者の営業担当者から詳細を聞き、自社に合うものを探しましょう。

下記は、各キャリアが用意している法人向け基本料金プランの一例です。

  • ・ データ容量の上限がなく、定額で使い放題になるプラン
  • ・ 使用したデータ容量に応じて基本料金が変動するプラン

初期導入コストを節約したい法人向けには、携帯電話を割賦払いで購入するほか、月額払いの端末レンタルサービスを利用するのもおすすめです。サービスを提供するキャリアによっては、レンタル中の携帯電話が故障した際の修理代や、電池交換費、紛失・盗難のトラブルにあった場合の代替機種の費用などが無料となります。

極力低コストで携帯電話を導入したい方は、基本料金プランなどの詳細とあわせて、端末レンタルサービスの説明を受けるのもよいでしょう。

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3‐3. 提案・見積もり

携帯電話を法人契約する際には複数の業者に見積もりを提示させ、比較・検討することも可能です。いずれのキャリアの携帯電話も一度に多くの台数を新規契約する際には、特別条件の提案を受けられる可能性があります。複数の業者の見積もりを比較することで条件の相場を把握した上、もっとも有利な提案を見極めてください。

また、費用面の条件の相場のみならず、導入後のサポートがどの程度充実しているのかなども比較項目として含めることをおすすめします。

3‐4. 発送・納品

申し込み後には、端末の準備が完了次第キャリアや業者から発送されます。会社に到着した端末は契約した台数分、機種が正しく到着していることや、欠損や故障がないことを即時に確認しましょう。

一部のキャリアや業者では、納品後のキッティング作業の代行サービスも提供しています。多くの台数を一度に契約する場合や携帯電話の設定作業に精通した人材が社内にいない場合は、サービスを利用すると効率的かつ安心でしょう。

キッティング作業とは、納品された携帯電話を業務で利用できる状態に整備する作業です。代行サービスを利用すると下記の作業を外部スタッフに依頼し、担当者の負担を軽減できます。

  • ・ 端末の初期設定
  • ・ セキュリティ対策
  • ・ アプリケーションのインストール
  • ・ 動作確認 など

携帯電話のセキュリティ対策は、不正アクセスによる情報漏洩やウイルス感染被害を防止するためにも欠かせない作業です。代行サービスを利用すれば携帯電話の利用開始時から確実に、基本的な対策を行えます。

4. 携帯の法人契約にかかる費用は?

いずれのキャリアを選択してもイニシャルコストとして、1台あたり税込3,850円の事務手数料が必要です。ランニングコストは契約内容に応じて変化するものの、無料通話時間が長いプランや定額で利用できるデータ容量が多いプランを選択するほど、基本料金が高くなります。

たとえば、KDDIの場合、ひと月に利用できるデータ容量が少ないプランを選択した際の最低基本料金は税込2,365円です。データ容量の制限がない使い放題プランで契約する場合の最低基本料金は、税込4,928円に上がります。

出典:KDDI「スマホミニプラン 5G/4G」
出典:KDDI「使い放題MAX 5G/4G」

いずれのプランを選択しても基本料金とは別途、通話にかかる費用を追加で支払うことが必要です。
従業員同士が業務連絡などで日ごろから頻繁に携帯電話や社内の固定電話を使用する場合は、1番号当たり税込330円から契約できるビジネス電話の定額サービスに加入すると、実際の請求額を抑えられるケースがあります。また、顧客対応を携帯電話で行う企業では、税込1,027円で国内通話が24時間どこへかけても半額になる割引サービスに申し込むのも手でしょう。

出典:KDDI「ビジネス通話定額」
出典:KDDI「通話ワイド24」

上記はすベてKDDIの場合で、他のキャリアで同じような基本料金のプランを選択したとしても、受けられるサービスが異なります。基本料金の安さのみで即決せずに見積もりを確認した上で比較検討することが、ランニングコストを節約するためのポイントです。

5. 携帯電話法人契約のメリット

携帯電話の法人契約にはたくさんのメリットがあることを前述しました。ここでは、具体的にどのようなメリットがあるのかを解説します。

5‐1. 通話料金のコスト削減

携帯電話を法人契約する大きなメリットは、通話料金のコスト削減です。企業によっては、個人の携帯電話を業務で使用し、使用量に応じて手当をつけているケースがあります。しかし、複数の携帯回線を法人契約に切り替えれば、通話料金の大幅な削減が可能です。

キャリアによって異なりますが、さまざまな法人契約プランが用意されており、自社に適したものを選ぶことが可能です。契約回線数や契約期間によって、割引料金や割引率が異なるケースがあるため、比較してから契約しましょう。また、同一法人名義の回線同士の通話が無料になるようなプランもあります。

5‐2. プランを一括管理できる

従業員個人の携帯電話を使用している場合、プランなどの変更ができるのは従業員本人だけですが、携帯電話を法人契約することで、プランやオプションを社内で一括管理できるようになります。

キャリアによりますが、法人契約であればWebページの法人契約専用画面で、従業員の使用量にあわせてプランやオプションを変更できます。部署単位や個人単位ごとの通信料把握も可能です。

5‐3. 経理がスムーズ

携帯電話を法人契約すれば、経理作業がスムーズになります。従業員個人の携帯電話を業務で併用している場合は、業務用の通話料金を算出して手当を支給するため、通話明細などで仕事の通話とプライベートの通話を分ける作業が必要でした。

従業員ごとにキャリアが異なる場合は、作業が複雑で煩雑になります。法人契約であれば、法人名義1つで管理するため経理もスムーズになり、担当者の工数削減につながります。

5‐4. 情報漏洩防止になる

携帯電話を法人契約し従業員に貸与することで、情報漏洩防止につながります。携帯電話には、取引先情報や顧客情報などの社内機密情報が記録されています。従業員個人の携帯電話を業務で併用している場合も同様です。

従業員が退職したり、携帯電話を紛失したりすれば、社内の大事な情報を流出する恐れがあります。法人契約した携帯電話を社員に貸与すれば、紛失時の遠隔端末ロックやデータ削除なども可能。顧客情報などの機密情報も社内のイントラやアクセス制限をしたクラウド環境に端末からアクセスして利用するように管理し、情報セキュリティをより強固に守ることができます。

5‐5. 便利なツールがビジネスで役立つ

携帯電話の中でもスマートフォンは、ビジネスで役立つツールを後から取り込むことが可能です。ビジネスに役立つアプリケーションをインストールするとパソコン並みの機能を果たし、外出先や在宅時にもスマートフォン1台で簡易な業務ならこなすすることが可能となります。具体的には、システムと連携し、出社せずに遠隔地からでもスマホで経費精算を実施したり、日報を作成し提出したりできます。また、スケジュール管理機能、テキストチャット、Web会議など、さまざまなツールを入れることで、生産性向上に寄与します。

情報のデータベースはクラウドを活用し、情報共有アプリを利用すれば、社内情報や顧客情報をいつでもどこにいても収集し確認できます。単なる連絡手段としてだけではなく、ビジネスを円滑にするツールとして活用できるため、業務の効率化や従業員間のコミュニケーションを促進するのにも有効な手段です。

5‐6. 従業員への待遇を見直しできる

携帯電話を法人契約し、従業員に貸与すれば、従業員の待遇改善、満足度向上にもつながります。従業員個人の携帯電話を業務で併用しなくなれば、従業員の仕事における携帯利用料の負担額は0になります。また、個人の携帯電話を業務に使用しなくなることで、プライベート携帯に仕事の電話が入るのではと、休日も常に仕事を意識する緊張状態から解放されるでしょう。

先述したビジネスに活用できるアプリを入れることで、社内全体のコミュニケーションの活性化、迅速化にもつながります。

6. 携帯電話法人契約のデメリット

携帯電話の法人契約は、メリットもあればデメリットも存在します。ここでは、2つのデメリットについて解説します。

6‐1. イニシャルコストとランニングコストがかかる

携帯電話の法人契約にコストがかかることが1つ目のデメリットです。イニシャルコストとして、法人契約の手数料や携帯電話・スマートフォンの購入費などがかかります。

また、基本料金や通話料、通信費などのランニングコストもかかります。コストを抑えるためには、最適な法人プランを選定することが重要です。また、予実管理や従業員が貸与した携帯をプライベートで使用していないかの管理なども大切です。しかし、個人の携帯から会社の機密情報が漏洩し、企業にとって大きな損害が起こりうるリスクを回避するためには、これらは最低限の必要コストと言えるでしょう。

6‐2. 従業員のストレスが増える

2つ目のデメリットとしては、携帯電話を貸与することにより、従業員のストレスが増えるケースがあります。持ち帰った業務用携帯が休日に鳴ったり、メールが来たりしてオンオフの切り替えができなくなり、ストレスを感じる従業員がでてくるかもしれません。

携帯電話を従業員に貸与するにあたって、休日や長期休暇中の業務用携帯の扱いについて、事前に社内ルールを作って周知し、これを遵守するよう啓蒙しましょう。具体的なルールとしては、「休日にお客さまから入電があった場合は、留守番電話で休暇中であることをアナウンスする」「メールも自動返信で休暇中であることを案内し、別の問い合わせ先をお知らせする」などが考えられます。

7. 携帯電話の切り替えについて

携帯電話の切り替えについて、法人から個人へ切り替えする場合と、個人から法人へ切り替えする場合に必要なものをそれぞれ解説します。

7‐1. 個人から法人への切り替えに必要なもの

携帯電話は、個人契約から法人契約への切り替えが可能です。従業員個人名義の携帯電話であっても、主に業務に使っているなら法人契約への切り替えを検討しましょう。

個人名義から法人名義へ切り替える際の注意事項として、新名義人は現名義人の債権債務を承継するということを理解しておきましょう。また、個人から法人への名義切り替えには、一般的に下記のような書類が必要です。

  • ・ 譲り渡す個人の確認書類
  • ・ 法人に関する確認書類
  • ・ 来店者の本人確認書類
  • ・ 法人との関係が分かる書類

二度手間にならないよう、キャリアのコールセンターなどで必要書類を確認しておきましょう。

7‐2. 法人から個人への切り替えに必要なもの

携帯電話は、法人から個人名義への切り替えも可能です。しかし、携帯電話に保存されている社内の機密情報消去の確認やデータベースへのアクセスパスワードを変更することなどのセキュリティ対策が必要です。

キャリアによって異なりますが、事務手数料などが必要となります。必要な書類もキャリアによって異なりますが、一般的に下記のような書類が必要です。

  • ・ 譲り受ける個人の確認書類
  • ・ 法人に関する確認書類
  • ・ 来店者の本人確認書類
  • ・ 法人との関係が分かる書類

基本的に法人契約を個人名義へ切り替えることは、おすすめできません。どうしても切り替えが必要な場合は、セキュリティに細心の注意をはらいましょう。

8. 携帯電話法人契約の導入事例

携帯電話の法人契約の導入事例を知れば、自社に導入する際の参考になるでしょう。ここでは2つの導入事例をご紹介します。

8‐1. 株式会社オオバ様

株式会社オオバ様では、2018年頃から働き方改革を実現させるための手段として業務のIT化を進めました。そのさきがけとして、全従業員へ法人契約したスマートフォンを貸与し固定電話からの脱却、音声通話環境の改革に着手しています。

重要なポイントは、複数回線の電話交換、固定電話と携帯電話の融合などを一括して任せられるかどうかでした。「KDDI まとめてオフィス」に任せたことで、現在はテレワーク中でも従業員間のコミュニケーションが取りやすい環境を構築しています。

導入事例 株式会社オオバ様

8‐2. 株式会社GRANDCITY様

株式会社GRANDCITY様では、社内のIT化を推進し、先端技術による業務環境の刷新を図りました。まず、着手を検討したのが業務のペーパーレス化です。あらゆる情報伝達が紙ベースで行われていたところをIT技術を導入し、スマートフォン・タブレットを従業員に貸与しました。

ペーパーレス化がすぐに導入できたため従業員の負担は大幅に軽減され、売上アップに貢献しています。スマートフォンやタブレットは、社内コミュニケーションの円滑化にも役立っています。

導入事例 GRANDCITY様

9. 仕事で使う携帯電話は法人契約がおすすめ

業務で使用する携帯電話は、法人契約がおすすめです。その理由を3つに要約して紹介します。

9‐1. 従業員の端末を一元管理できる

従業員に法人契約の携帯電話などの端末を貸与することで、従業員すべての端末を一元管理できるため、セキュリティを高められます。従業員ごとの利用状況も把握できるため、管理がしやすくなり、端末の増減管理も煩雑化することがありません。

9‐2. 他のサービスとまとめることでコストダウンを図れる

携帯電話の法人契約とともに、最新の端末を導入すれば、料金が割引になるキャリアもあります。サーバーのクラウド化や情報共有アプリなど、ビジネスで役立つサービスをまとめると、さらなるコストダウンを図ることも可能です。

9‐3. 最新機種に変更しても今の番号のまま使える

端末を最新の機種に変更する際に気がかりな電話番号も、どのような端末に変更しても現在の番号で使用できます。従業員間の連絡や顧客との連絡に支障をきたすことはありません。最新機種は性能が高く、自社のビジネスに役立つツールも簡単に導入できるため、業務効率をあげられます。

まとめ

業務で使用する携帯電話を従業員個人名義の携帯電話で併用している企業は少なくありません。公私のケジメや生産性向上、セキュリティの観点を考慮すれば、法人契約の携帯電話を従業員に貸与することが望ましいと言えます。

携帯電話の法人契約を検討するなら、KDDI まとめてオフィスにおまかせください。携帯電話をはじめ、通信環境構築・セキュリティ対策ソリューション・ビジネスに役立つクラウドサービスなど、貴社の課題やニーズに合わせた最適なご提案が可能です。携帯電話を法人契約へ切り替えるところから、まずは始めてみませんか?

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