ビジネスの現場に普及が進んでいるタブレット。企業の業務課題解決に向けて、大きな可能性を秘めていると期待が寄せられています。このタブレットを社内に定着させ、さらなる活用へと進めるための道のりをご紹介します。まずその第一歩は、「目的の明確化」です。
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なぜ『目的の明確化』が必要か？
「導入してはみたものの、思ったより使われていない」「大半は机にしまい込まれている」「使う人と使わない人の差が大きく、使う人は勝手に色々な用途で使っている」...実は、導入したものの、企業が求める状況にないタブレットも少なくありません。どのような状況か、その一例を見てみましょう。
例1：
経営層主導でタブレット採用を進め、営業担当者全員に配布。しかし、明確な活用イメージがないまま配布されたため、効果的に活用されるに至らず、やがて使われなくなってしまった。
例2：
積極的に使っている社員が多いのだが、業務以外での活用も目立ちはじめた。私的なSNSアプリを入れるなど、セキュリティ的に不安だが注意する以外に管理方法がわからない。
この例からは、目的が明確でないままタブレットが配布されると、現場はどのように使えばいいか分からずに放り投げるか勝手に使い始めるか、どちらかに陥ってしまうことがわかります。つまり、どのようにタブレットを使うか、その目的を明確に示し、その目的に至るまでの道のりを正しく示さなければ、多くのユーザーは道に迷ってしまうのです。ですから、まずは『目的の明確化』こそ、タブレット導入の際にすべきことです。
導入目的は、各社さまざまでしょう。例えば、『営業活動の効率化』『ペーパーレス化』『コミュニケーションの活発化』『ワークスタイル変革』などが目的であり、タブレットの導入はその手段に過ぎません。こういった目的と、そのための手段であること、どのように使うかを、「なんとなく口頭で説明」「メールで一斉告知」というだけではなく、明文化して社内に示す必要があるのです。
目的達成までのプロセスを整理する
目的を明確化したら、その次にすることは、達成の道のりを整理すること。社内に共有するためにも、目的達成までのプロセスも明確にしておく必要があります。ここでは目的達成までを『利用』と『活用』の2つのフェーズに分けて考えます。
1．『利用準備〜利用』フェーズについて
【利用準備】
利用準備の段階では、タブレット管理者はユーザーがタブレットを最初に使うために様々な準備をする必要があります。その概要を下記で説明します。
- 目的の明確化：タブレット導入の目的を明確化し、目的に至るまでのプロセスを社内で共有します。誰もが『何の業務にタブレットを用いるのか』を知っている状況です。
- 利用ルール策定：タブレットをどのように用いるのか基本的なルールを定めます。例えば、『会議資料はタブレットに配布し閲覧する』『営業の社外からの報告はタブレットで行う』といった業務上のルールやセキュリティ上のルールを定めます。
- サポート体制の整備：導入に先立って社内問い合わせ窓口などの体制を整えます。
- ガイドブック作成：目的やルール、初期設定、セキュリティ上の注意点などを明記したガイドブックを作成して対象者に配布します。
- 初期設定：導入時には『初期設定』が不可欠です。SIMカードのアクティベーション、アカウント登録、パスワード設定、メール設定、ネットワーク設定...など、機器を使える状態に設定します。
- 利用ガイダンス：タブレットを配布したら、利用ガイダンス(説明会)を開催します。導入目的の伝達、ルール、初期設定、基本的な操作方法などの説明を行います。初期設定をガイダンス時に行うか、初期設定を行ってからガイダンスを開催するかは、従業員のスケジュールやリテラシーに合わせて行うとよいでしょう。
- 利用状況確認：初期設定が行われているか、ガイダンス後にタブレットが正しく利用開始されているかを確認します。
２．【活用】フェーズ
基本的な機能を使えるようになったら、活用フェーズへと入ります。活用フェーズとは、タブレットの基本的アプリの利用より一歩進んで、自社の業務に必要なグループウェア、コミュニケーションツール、業務アプリなどを活用できる状態です。
さらに多くの業務に向けて効果的に使いこなせるように、タブレット活用事例を紹介したり、外部有識者のセミナーに参加したりするなど、業務に向けての適用を広げていきます。この段階になってくると、ユーザーがどんどん新しい活用イメージを持ち始めてくるものと考えられます。こうした活用アイディアを実装し、社内に横展開してさらなる活用の幅を広げ続けることが求められます。その時には「目的達成」に合致した活用がされているかどうかを判断することも、タブレット管理者には求められます。
ユーザーガイド作成のすすめ
タブレット導入の目的と意義、目的達成までのプロセスを社内に伝える重要な手段として『ユーザーガイド』を作成することも重要です。従業員は何のためにタブレットを利用するのかをユーザーガイドによって認識し、使い方の判断が必要になった時は、明文化されたユーザーガイドに戻ります。このガイドがあることで、ユーザーが迷うことなく、正しい使い方の継続が期待できます。目的、使い方のルール、セキュリティなどの注意書き、初期設定の手順、基本的な操作、サポートやFAQなど基本的な情報を掲載しておきます。
このように、タブレットの可能性を最大限に生かすには、まず『目的の明確化』から。この目的達成に向けて『利用準備』から『利用』、そして『活用』へと広げていきましょう。もし思うように『活用』が進まないのであれば、目的に立ち返り、スタートアップに立ち返ってみることをおすすめします。その時に振り返る場所としても、やはり『目的』は重要となります。
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